Kennst du das? Die Sitzung ist mässig interessant und die Versuchung, nebenbei noch etwas anderes zu machen, ist gross.
Durch Technologien wie E-Mails, Chat-Tools und das Internet hat die Ablenkung zugenommen. Gerade im Homeoffice ist es schwierig, sich längere Zeit auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und in Onlinemeetings braucht es besondere Disziplin, um präsent zu bleiben.
Eine der häufigsten Ablenkungen sind E-Mails. Laut einer Studie von McKinsey checken Menschen ihre E-Mails mindestens einmal pro Stunde und verbringen durchschnittlich 2,5 Stunden pro Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Die Hirnforschung sagt, dass man nach jeder Unterbrechung 8 Minuten benötigen, um sich wieder voll auf die Aufgabe zu konzentrieren. Entsprechend länger dauert es, bis prioritäre Aufgaben erledigt sind.
Zwar ermöglichen Chat-Tools wie Slack und Microsoft Teams es problemlos, jederzeit und überall miteinander zu kommunizieren. Doch das führt auch zu einem ständigen Strom von Nachrichten und Benachrichtigungen und damit zum Verlust der Konzentration.
Zudem lenken wir uns gerne auch selbst ab. Gerade wenn die anstehende Aufgabe anspruchsvoll ist, tendieren wir dazu, kurz mal im Internet etwas zu recherchieren. Ohne Disziplin findet man sich – vielleicht von einem vielversprechenden Titel getriggert - schnell mal auf einer anderen spannenden Internetseite wieder, um eine Nachricht zu lesen, die mit unserer Aufgabe nichts zu tun hat.
Normalerweise verfolgen wir beim Arbeiten jedoch ein konkretes Ziel. In den meisten Fällen haben wir dabei auch einen klar definierten Zeitrahmen. Um unsere Ziele zu erreichen und effizient zu arbeiten, lohnt es sich deshalb, mal zu schauen, wie man effizienter arbeiten kann. Dazu gibt es 3 Ansatzpunkte
1. Ablenkungen minimieren
Die neuen Technologien sorgen zwar für Ablenkung, können aber auch helfen, uns besser zu organisieren, damit wir konzentriert arbeiten können.
Ein Beispiel ist die Verwendung von E-Mail-Management-Tools, die es ermöglichen, E-Mails nach Wichtigkeit zu sortieren und automatisch Regeln für unerwünschte E-Mails festzulegen. Hier kann man auch feste Zeiten definieren, um E-Mails zu lesen und zu beantworten, anstatt ständig unterbrochen zu werden. Chat-Tools können so eingestellt werden, dass sie keine Benachrichtigungen senden, wenn du dich auf eine Aufgabe konzentrierst. Auch hier kannst du Zeiträume einstellen, um Nachrichten zu lesen und zu beantworten.
Eine weitere Möglichkeit, Ablenkungen zu minimieren, ist die Verwendung von Software, die die Nutzung von bestimmten Websites blockiert. Es gibt auch Browser-Erweiterungen, die das Surfen im Internet zeitlich begrenzen. So kannst du dich auf die wichtigen Aufgaben fokussieren und verschwendest keine Zeit mit unnötigen Aktivitäten im Internet.
2. Konzentriert arbeiten
Eine weitere Möglichkeit, konzentriert zu arbeiten, ist die Verwendung der Pomodoro-Technik. Diese Technik teilt die Zeit in 25-minütige Intervalle (genannt Pomo) ein, die von kurzen Pausen unterbrochen werden. Ein idealer Rhythmus, um auch länger an einer Arbeit dranzubleiben.
Zusätzlich hilft es, das Arbeitsumfeld zu optimieren. Zum Beispiel das Büro aufzuräumen, den Arbeitsplatz ergonomisch einzustellen, die Bildschirmauflösung und Schriftgrösse den Bedürfnissen anpassen, die Beleuchtung im Raum zu regulieren und eine angenehme Atmosphäre zu schaffen.
Sich bewusst Zeit für Entspannung und Erholung zu nehmen, ist ebenfalls nützlich. Das kann bedeuten, regelmässig eine Pause einzuplanen - auch im Homeoffice – und sich vom Schreibtisch zu entfernen, vielleicht mal das Fenster öffnen und rausschauen oder einfach mal die Augen schliessen und die Gedanken sammeln. Vielen Menschen hilft es, sich in der Mittagspause zu bewegen, zum Beispiel bei einem Spaziergang, einem kurzen Besuch im Fitnessstudio oder einer Runde Jogging. Damit bekommst du den Kopf frei und tankst neue Energie.
Ob Ablenkungen minimieren oder Konzentrationsfähigkeit erhöhen, beides braucht Disziplin.
3. Disziplin üben
Der stärkste Hebel, um diszipliniert zu arbeiten, hast du, wenn du dir ein klares Ziel setzt und dich darauf konzentrierst, dieses eine Ziel zu erreichen. Zum Beispiel: bis heute Mittag will ich die Präsentation in groben Zügen strukturiert haben.
Vielen Menschen versuchen sich im Multitasking. In den meisten Fällen leidet die Qualität der Arbeit darunter und schneller ist man damit auch nicht. Deshalb gilt: eines nach dem anderen. Konzentriere dich eine Aufgabe, bevor du zur nächsten übergehst.
Damit du weisst, in welcher Reihenfolge du deine Aufgaben erledigen willst, brauchst du zuerst eine Übersicht über alles, was ansteht. Menschen haben oft die Tendenz, schnelle und beliebte Aufgaben als Erstes zu erledigen. Das sorgt umgehend für ein gutes Gefühl von Selbstwirksamkeit, ist aber alles andere als strategisch. Zielführender ist es, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren und so eine To-Do-Liste zu erstellen.
Nun gilt es, sich an die eigene Liste zu halten. Wenn du bereits weisst, was dich leicht ablenkt, kannst du dafür sorgen, dass du erst gar nicht in Versuchung gerätst (siehe Ablenkungen). Damit dein Plan wirklich funktioniert, sind unbedingt Buffer-Zeiten einzuplanen. Wenn du dir zu viel vornimmst und den ganzen Tag verplanst, dann bist du ständig unter Druck. Wenn du dann abends zurückschaust, was du geleistet hast, bist du enttäuscht, weil du nicht geschafft hast, was du dir vorgenommen hast. Auf die Dauer zehrt das an deinem Selbstvertrauen.
Besser ist es
zwischen den Meetings Zeit für Vor- und Nachbearbeitung planen
täglich grosszügig Zeit für Unvorhergesehenes einzuberechnen
wöchentlich Zeit für strategische Arbeit im Kalender zu blockieren
Entwickle eine Routine, die dir hilft, dich zu konzentrieren. Zum Beispiel kannst du jeden Morgen eine bestimmte Zeit für E-Mails reservieren und den Rest des Tages für konzentrierte Arbeit verwenden. Finde heraus, wann du am meisten Energie hast und lege die anspruchsvolle Arbeit in diese Zeit.
Disziplin wird nicht von heute auf morgen erreicht. Es braucht Konstanz und Zeit, bis sie sich entwickelt.
Belohne dich jedes Mal, wenn es dir gelingt, fokussiert zu arbeiten. Zum Beispiel, indem du die «disziplinierten Tage» in einem kleinen Monatskalender grün anstreichst und nach 3 Monaten siehst an den "grünen" Tagen, wie du diese Kompetenz entwickelt hast.
Herzlich
Claudia Buzzelli
Claudia Buzzelli ist eine engagierte Trainerin mit einer breiten Erfahrung in der Entwicklung und Durchführung von Schulungen und Trainingsprogrammen im Bereich Management, Führung und persönliche Entwicklung.
Sie verfügt über ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und ihren Mitarbeitern und hat die Fähigkeit, individuelle Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.
Mit ihrer Leidenschaft für die Entwicklung von Menschen hat sie sich als erfolgreiche Business Coach etabliert. Durch ihre persönliche und professionelle Art inspiriert sie ihre Klienten, ihr volles Potenzial zu entfalten und ihre Ziele zu erreichen.
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