Eine der gefragtesten Kompetenzen in Unternehmen ist heute die Umsetzungsstärke. Nur mit genialen Strategien und detaillierten Plänen lassen sich keine Ziele erreichen. Es braucht Führungskräfte und Mitarbeitende, die produktiv sind und die Strategie umsetzen. Aber was bedeutet das genau?
Die meisten Menschen verbinden mit dem Begriff «Produktivität» negative Erfahrungen: auf die Zähne beissen, unter Zeitdruck arbeiten und idealerweise mehr Aufgaben als geplant erledigen. Doch das ist ein Irrtum.
In Wirklichkeit bedeutet "produktiv sein", die gestellten Aufgaben effizient zu erledigen, d. h. Zeit, Ressourcen und Energie zu optimieren. Vor allem Führungskräfte müssen ihre täglichen Verpflichtungen unter die Lupe nehmen und bewusst entscheiden, was prioritär ist und was jetzt (ev. überhaupt) nicht gemacht wird, damit genug Zeit für wichtige Aufgaben bleibt.
Wie lässt sich das bewerkstelligen?
Hier sind 7 Tipps, die dir helfen, produktiv zu sein und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
1. Ziele setzen
Eine klare Vorstellung deiner Ziele ist die wichtigste Voraussetzung für effizientes Handeln. Wenn du eine Aktivität beginnst, ohne zu wissen, was das Ziel ist, führt das zu viel Arbeit und wenig Ergebnissen. Das erzeugt ein Teufelskreis aus Müdigkeit und Frustration, der sich negativ auf das Selbstwertgefühl und die Motivation auswirkt. Klarheit über deine Ziele zu gewinnen, gelingt indem du dir z. B. jeden Monat eine Stunde Zeit nimmst und die Frage beantwortest: «Was will ich im nächsten Monat erreichen?» oder in kleinerem Rahmen: jeden Morgen (besser am Vorabend) 5 Minuten innehalten und entscheiden «Was will ich heute/morgen unbedingt erledigen?».
2. Prioritäten festlegen
Sich klare, messbare und realistische Ziele zu setzen, ist der Schlüssel zur Produktivität, aber das reicht nicht aus, um wirklich effektiv zu sein. Es ist nötig, auch die Notwendigkeit und die Dringlichkeit jedes einzelnen Ziels zu definieren. Diese Priorisierung orientiert sich an den Abteilungs- oder Unternehmenszielen. Ein kritisches Hinterfragen, inwiefern das eine oder andere Projekt auf die übergeordneten Ziele einzahlt, ist hilfreich, um Zeit, Energie und Ressourcen in die wirklich relevanten Projekte zu investieren. In einem weiteren Schritt wird die Vorgehensweise mit den passenden Maßnahmen festgelegt und die Umsetzung geplant.
3. Umsetzung planen
Ein Schlüsselelement der Produktivität ist die Planung. Um das erwartete Ergebnis mit dem bestmöglichen Einsatz von Zeit, Ressourcen und Energie zu erreichen, ist es entscheidend, festzulegen, was, wie und wann getan werden muss. Jetzt merkt man, wenn die Ziele nicht realistisch sind, d. h. mit den verfügbaren Ressourcen nicht im geplanten Zeitraum erreicht werden können. Dann lohnt es sich die Priorisierung noch mal zu überarbeiten. Die Planung der Aktivitäten muss flexibel sein und so strukturiert werden, dass Probleme, Rückschläge und Neuanfänge antizipiert und angepasst werden können.
4. Raum für relevante Aufgaben schaffen
Wenn Menschen mit anspruchsvollen oder langweiligen Aufgaben konfrontiert sind, neigen sie dazu, sie aufzuschieben und zuerst die kleinen und angenehmen «Tasks» zu erledigen. Das erzeugt sofort das gute Gefühl von «etwas geleistet zu haben». Doch grosse Sprünge macht man damit nicht. Die anspruchsvollsten Aufgaben sollten in Angriff genommen werden, wenn viel Energie vorhanden ist. Bei einigen Menschen ist das am Morgen, andere laufen erst am späteren Nachmittag oder in den Abendstunden zur Hochform auf. Gut zu wissen, wie man selbst tickt und die Aufgaben entsprechend dem eigenen Rhythmus plant.
5. Ablenkungen beseitigen
Um (wirklich) produktiv zu sein, musst du dich konzentrieren. Ist deine Konzentrations-fähigkeit schwach, kannst du z. B. mit der Pomodoro-Technik deine Zeit unterteilen: 25 Minuten Fokus - 5 Minuten Pause. Sorg dafür, dass du nicht gestört wirst und überleg dir, wie du dich selbst vor Ablenkungen schützt. Das schnelle Checken der E-Mails oder ein Blick ins soziale Netzwerk ist verführerisch, schadet jedoch in diesem Moment deiner Produktivität und schwächt dich in deinem Gefühl der Selbstwirksamkeit. Plane die Zeit für deine Mails und die sozialen Medien bewusst ein, sodass du nichts verpasst, aber trotzdem den Fokus behalten kannst.
6. Nicht aufschieben
Es gibt viele Gründe fürs Aufschieben, aber das Ergebnis ist immer dasselbe: die Aufgabe oder das Problem löst sich nicht von allein und die Situation ist am nächsten Tag immer noch die gleiche. Im Gegenteil, in den meisten Fällen führt das Herauszögern zu einem bedrückenden Gefühl des Versagens. Damit es nicht so weit kommt, kann man die Tätigkeit in einen grösseren Kontext stellen (wozu genau dient das Ergebnis?) und sich die Aufgabe in kleinere Stücke unterteilen. Vielleicht hilft es auch, sich noch eine Belohnung in Aussicht zu stellen.
7. Sich Gutes tun
Produktiv zu sein bedeutet nicht, hart zu arbeiten, sondern gut zu arbeiten. Und um gut zu arbeiten, müssen Geist und Körper optimal funktionieren. Deshalb ist es so wichtig, sich gut um sich selbst zu kümmern, seine Interessen zu verfolgen, Sport zu treiben, für Entspannung zu sorgen und so viel Zeit wie möglich mit Menschen, Aktivitäten und Dingen zu verbringen, die einen glücklich machen.
Wie steht es um deine Produktivität? Wie effizient gestaltest du deinen Alltag?
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Herzlich
Claudia
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Claudia Buzzelli
Als Trainerin und zertifizierte Business Coach im Bereich Leadership und Karriere bringe ich Führungskräfte auf den Next Level und begleite Unternehmen bei der Entwicklung von Leadership-Qualitäten in ihren Führungsteams - motivierend und nachhaltig.